Estado de Flujo de Caja

Este post, The Cash Flow Statement, de Fred Wilson fue originalmente publicado en su blog AVC por su serie de MBA Mondays. Puedes leer el original acá. Traducido por Magma Partners.

Esta semana en Lunes MBA vamos a hablar sobre el flujo de caja. Hace unas semanas, en mi post sobre contabilidad, dije que había tres estados contables importantes. Hemos hablado del Estado de Resultados y el Balance General. El tercero es el Estado de Flujo de Caja.

Nunca he estado muy interesado en el Estado de Flujo de Caja per se. Su forma estándar es en mi opinión un poco difícil de comprender y no creo que hace un buen trabajo en describir los diferentes aspectos del flujo de efectivo en una empresa.

Dicho esto, vamos a empezar con el concepto de flujo de caja y luego volveremos al tratamiento contable.
El flujo de caja es la cantidad de dinero en efectivo que tu negocio produce o consume en un período determinado, generalmente un mes, un trimestre o un año. Podrías pensar que es lo mismo que las ganancias de la empresa, pero eso no es correcto por un montón de razones.

Las ganancias de una empresa son la diferencia entre los ingresos y los gastos. Si los ingresos son mayores que los gastos, tu empresa está produciendo ganancias. Si los gastos son mayores que los ingresos, tu empresa está produciendo pérdidas.

Pero hay muchos ejemplos de negocios rentables que consumen efectivo. Y también hay ejemplos de empresas no rentables que producen efectivo, al menos durante un período de tiempo.

He aquí por qué?

Como expliqué en el post del Estado de Resultados, los ingresos se reconocen a medida que se ganan, no necesariamente cuando se recolectan. Y los gastos se reconocen a medida en que se incurren, no necesariamente cuando son pagados. Además, algunas de las cosas en las que puedes pensar como gastos de la empresa -como la compra de servidores-, en realidad están publicadas en el Balance General como propiedad de la empresa y luego son depreciadas (es decir, como gasto) con el tiempo.
Así que si tienes un negocio con importantes requisitos de hardware, como un negocio de hosting, por ejemplo, podrías estar generando una ganancia en papel, pero los desembolsos en efectivo que estás haciendo para comprar servidores pueden significar que tu empresa tenga flujo de caja negativo.

Otro ejemplo en el sentido contrario, sería una empresa de servicios de software donde a la empresa se le paga un año por adelantado la suscripción al software. Cobras la renta por adelantado, pero la reconoces durante el transcurso del año. Así que en el mes que se recogen los ingresos de un gran cliente, es posible que el flujo de caja sea positivo, pero el Estado de Ingresos mostrará el negocio operando con pérdidas.

El flujo de caja es muy fácil de calcular. Es la diferencia entre el saldo de caja al comienzo de cualquier período que estés midiendo y el final de dicho período. Digamos comienzas el año con $ 1mm en efectivo y terminas el año con $ 2mm en efectivo, entonces tu flujo de caja para el año es positivo por $1mm. Y si inicias el año con $ 1mm en efectivo y terminas el año sin dinero, el flujo de caja para el año es negativo por $1mm.

Pero como te puedes imaginar la versión contable del estado de flujos de caja no es tan simple. En vez de entrar en la forma estándar, que como dije no me gusta mucho, vamos a hablar de una forma más simple que te lleva al mismo lugar.

Digamos que quieres hacer un Estado de Flujos de Caja para el año pasado. Empiezas con el número de ingresos neto en tu Estado de Resultados del año. Digamos que ese número es $1mm de ingresos neto positivo.

Luego, miras tu Balance General del año anterior y el actual. Mira los Activos Circulantes (menos el efectivo) al inicio del año y los Activos Circulantes al final del año. Si han subido, digamos en $ 500.000, entonces restas esa cantidad a tu ingreso neto. La razón por la que restas el número es porque tu empresa usó algo del dinero en efectivo para aumentar sus activos actuales. Una razón típica por la que tus cuentas por cobrar subieron, es porque tus clientes están tardando más tiempo para pagar.

Luego, mira tus activos no circulantes al comienzo y al final del año. Si han subido, digamos en $ 500k, entonces también debes restar ese número de tu ingreso neto. La razón es que tu empresa utilizó un poco del dinero en efectivo para aumentar sus activos no circulantes, probablemente la propiedad, la planta y el equipo (como los servidores).

En este punto, a medio camino de este estado de flujos simplificado, tu negocio que tenía una Utilidad Neta de $1mm, no producía efectivo porque $500k iban a activos circulantes y los otros $ 500k a los activos no circulantes.

Los pasivos funcionan a la inversa. Si suben, agregas el número a los Ingresos Netos. Vamos a empezar con los Pasivos Circulantes, tales como las cuentas por pagar (dinero que debes a tus proveedores, etc). Si este número sube en $ 250k durante el transcurso del año, estás utilizando de manera efectiva a tus proveedores para financiar tu empresa. Otra razón por la que los pasivos circulantes podrían subir es si los Ingresos Diferidos subieron. Eso significaría que estás utilizando con eficacia a tus clientes para financiar tu negocio (como el ejemplo del servicio de software antes mencionado).

Luego, mira las deudas u obligaciones a largo plazo. Digamos que subieron $ 500k porque pediste prestado $ 500k del banco para adquirir los servidores que provocaron que tus activos no circulantes subieran $ 500k. Suma también esos $ 500k a los ingresos neto.

Ahora, el Estado de Flujos de Efectivo simplificado está mostrando $ 750 mil de flujo de caja positivo. Pero tenemos una sección más del Balance general que tratar: el Capital Contable (stockholders equity). Para el Capital Contable, necesitas deshacer (back out) los ingresos netos del año en curso, ya que comenzamos con eso. Una vez hecho esto, la razón principal por la que el Capital Contable subiría sería un aumento en las acciones (equity). Digamos que reuniste $1mm de capital de riesgo durante el año y por lo tanto el capital contable aumentó en $1mm. También tendrías que sumar ese $1mm a los ingresos netos.

Eso es básicamente. Comienzas con $1mm de ingresos netos, restas $ 500k del aumento de los activos circulantes, restas $ 500k del aumento de los activos no circulantes, sumas $ 250k del aumento de los pasivos circulantes, agregas $ 500k del aumento de pasivos a largo plazo y $1mm de aumento de capital contable, y obtienes un flujo de caja positivo de $ 1.75mm.

Por supuesto que querrás comprobar esto contra el saldo de efectivo al inicio y final del año para asegurarte que el efectivo aumentó por $ 1.75. Si no fuera así, entonces tienes que volver atrás y comprobar tu matemática.
Entonces, ¿por qué iba alguien querer hacer el estado de flujos por el camino largo si se puede comparar simplemente el dinero en efectivo al inicio y final del año? La respuesta es que hacer un estado de flujos detallado te dice mucho acerca de dónde estás consumiendo o produciendo efectivo. Y puedes utilizar esa información para hacer algo al respecto.

Digamos que tu flujo de efectivo es débil porque tus cuentas por cobrar son demasiado altas. Puedes contratar a una persona dedicada a colectarla. Puedes empezar a cortar los clientes que están pagando demasiado tarde. O puedes hacer una combinación de ambas. Bajar las cuentas por cobrar es una gran manera de mejorar el flujo de efectivo de una empresa.

Digamos que estás gastando un montón en el hardware para incrementar la capacidad de tu servicio web. Y está bajando tu flujo de dinero. Si eres rentable o tienes buen apoyo financiero, puedes ir a un banco y pedir prestado contra (borrow against) esos servidores. Puedes hacer coincidir los activos no circulantes a deudas u obligaciones a largo plazo para que juntos no afecten el flujo de dinero de tu empresa.

Digamos que tus pasivos circulantes disminuyeron en el último año por $ 500k. Eso es una reducción de $ 500k en tu flujo de efectivo. Tal vez estás pagando tus cuentas mucho más rápido de lo que lo hiciste cuando se inició la empresa y no tenías dinero. Puedes decirle a tu equipo de contabilidad que reduzcan la velocidad de pago de cuentas un poco. Esto podría ayudar a producir un mejor flujo de efectivo.

Estos son sólo algunos ejemplos de los tipos de cosas que puedes aprender haciendo un Estado de Flujos de Efectivo (cash flow statement). Simplemente no es suficiente mirar el Estado de Ingresos y el Balance General. Es necesario comprender la tercera pieza del rompecabezas para ver el negocio en su totalidad.

Un último punto y termino con el post de esta semana. Cuando estás haciendo proyecciones para los próximos años, animo a los equipos de gestión que proyecten en primer lugar el Estado de Ingresos, luego el Estado de Flujos de Caja y terminen con el Balance General. Puedes hacer suposiciones sobre cómo las partidas del estado de ingresos harán que las diferentes partidas del Balance General cambien (como que las cuentas por cobrar deben ser igual a los últimos tres meses de ingresos) y luego pones todo eso como un Estado de Flujos de Caja y tomas los cambios de los diversos elementos del estado de flujos de caja para construir el Balance General. Me gusta hacerlo de forma mensual. Hablaremos más sobre proyecciones las próximas semanas porque creo que este es un tema muy importante para que emprendimientos y equipos de gestión empresarial lo tengan en mente y le den vueltas.

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